議事録を30分で終わらせる｜文字起こしから配布まで

会議の録音から議事録を作る具体的な手順。研修で実際に使っている流れです。

【保存版】会議のメモ、まとめるのに何時間かけていますか？｜Claudeで30分に縮める手順

研修でこの話をすると、毎回いちばん反応があります。
1時間の会議に、まとめで1時間かかる。そういう人が珍しくありません。

企業向けのAI研修で講師をしています。
この記事は、研修でいちばん喜ばれた手順を、そのまま書いたものです。

プロンプトはClaude（スマホアプリでも可）でそのまま使えます。ChatGPTでも同じように動きます。

01先に結論：やることは3つだけ

① 会議中はメモを取らない。あとで箇条書きにする
② AIに「要約」ではなく「3つに分けて」と頼む
③ 出てきたものを、自分で15分だけ直す

この順番にすると、30分で終わります。
逆に、いきなり「議事録を作って」と頼むと、直す時間のほうが長くなります。

02手順1：材料を用意する（5分）

録音を使う場合も、使わない場合も、AIに渡すのは「文字」です。

録音を使う場合
・スマホの音声入力や文字起こし機能で、文字にします
・固有名詞は間違って変換されます。あとで直せばいいので、ここでは気にしません

録音を使わない場合
・会議直後に、思い出せることを箇条書きで殴り書きします
・順番はバラバラでかまいません。10行でも足ります

ここで大事なのは、**きれいに書こうとしないこと**です。整えるのはAIの仕事です。

03手順2：3つに分けてもらう（5分）

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次のメモから、社内で共有する議事録を作ってください。

次の3つに分けて、箇条書きで書いてください。
① 決まったこと
② まだ決まっていないこと
③ 次に誰が何をするか（期限がわかるものは期限も）

条件：
・メモに書かれていないことは書かない
・推測が必要な箇所は、文末に「※要確認」と付ける
・1項目は40字以内
・敬語はいらない。事実だけ書く

メモ：
【ここに貼る】
▲ ここまで

この「※要確認」が効きます。
AIが埋めた部分が一目で分かるので、確認する場所がはっきりします。

04手順3：足りないところを聞き返す（5分）

出てきた議事録を読んで、物足りないときは、作り直させずに聞き返します。

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この議事録を、会議に出ていない人が読んだときに、
分からない点が残るとしたらどこですか。
質問の形で5つ挙げてください。修正はしないでください。
▲ ここまで

返ってきた質問のうち、自分が答えられるものだけ答えて、追記します。
答えられないものが、次の会議で確認する項目になります。

05手順4：自分で15分だけ直す（15分）

最後は人の仕事です。見るのは4か所だけにします。

• 人の名前と、担当者の割り当て
• 日付と期限
• 数字（金額、件数、時間）
• 「※要確認」が付いた箇所

ここだけ直せば、出せる状態になります。
文章の言い回しは直さなくて大丈夫です。社内の議事録に、きれいな文章は要りません。

06会社の情報を入れるときの線引き

これは研修で必ず聞かれるところです。

• 取引先の実名、個人名、未公表の数字は入れない
• 入れる前に「A社」「担当者」に置き換える
• 録音データそのものを外部サービスに渡してよいかは、勤務先の決まりを確認する

判断に迷ったら、社内の情報システム担当に聞くのが一番早いです。
確認が取れないうちは、自分でメモした箇条書きだけを渡す形にすれば、まず問題になりません。

07続けるコツ：テンプレを1つ持っておく

毎回プロンプトを考えていると、結局やらなくなります。
上の「3つに分けて」の文をメモアプリに保存して、毎回そこから貼ってください。

研修のあとで続いている人は、ほぼ全員これをやっています。
続かなかった人は、毎回ゼロから書いていました。差はそこだけでした。

08よくある質問

09今日やること（1つだけ）

次の会議のあと、殴り書きのメモを「3つに分けて」のプロンプトに貼ってみてください。
1回やれば、次からは5分で終わります。

※この記事は、研修で受けた質問とお答えしている内容をまとめたものです。特定の企業の資料や個別の案件の情報は含みません。社内での取り扱いは、勤務先の規程と情報システム部門の指示が最優先です。

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