メールの返信をAIに任せる｜そのまま使える頼み方

毎日のメール返信を短くする方法。コピーして使える文面つき。

【保存版】AIに書かせたメール、なぜか角が立つ？｜研修で直した3か所

研修で、メールの話になると必ず出ます。
とくに、断るとき、謝るとき、催促するとき。この3つで失敗が起きます。

企業向けのAI研修で講師をしています。
この記事は、その場で実際に直している3か所を、そのまま書いたものです。

プロンプトはClaude（スマホアプリ）でそのまま使えます。ChatGPTでも同じです。

01先に結論

角が立つ原因は、AIの文章力ではありません。
こちらが渡す情報が足りていないだけです。

足りていないのは、この3つです。

• 相手との関係（初めてか、長いつきあいか）
• こちらの立場（お願いする側か、受ける側か）
• 着地点（何をしてほしいのか）

この3つを入れるだけで、文章の温度が変わります。

02直す1：関係を書く

よくある頼み方
「取引先に納期の延長をお願いするメールを書いて」

これだと、AIは「一般的な取引先」を想定します。結果、他人行儀な文章になります。

直した頼み方
「3年取引がある、担当者とは気軽に話せる関係の会社に、納期延長をお願いするメールを書いて」

ここを足すだけで、文面がやわらかくなります。

03直す2：立場を書く

断るメールで、いちばん事故が起きます。

よくある頼み方
「この依頼を断るメールを書いて」

これだと、AIは強く断ります。「対応いたしかねます」で終わる文章が出てきます。

直した頼み方
「この依頼は今回はお受けできないが、次回はぜひお願いしたい。関係は続けたい。その前提で断るメールを書いて」

断る内容は同じでも、相手の受け取り方が変わります。

04直す3：着地点を書く

催促のメールで効きます。

よくある頼み方
「返信がないので催促するメールを書いて」

これだと、相手を責める形になりがちです。

直した頼み方
「先週送った見積もりの返事をもらいたい。相手は忙しいと思うので、責める形にはしたくない。いつまでに返事がほしいかだけ伝わればいい。そういうメールを書いて」

05そのまま使えるプロンプト

▼ ここからコピー
次の条件で、ビジネスメールの文面を作ってください。

相手との関係：〇〇（例：初めての取引先／3年つきあいがある／社内の別部署）
こちらの立場：〇〇（例：お願いする側／断る側／謝る側）
伝えたいこと：〇〇
相手にしてほしいこと：〇〇（例：来週中に返事がほしい）

条件：
・120字から180字におさめる
・言い訳を長く書かない
・最後に、相手が返信しやすい一文を入れる
・失礼にならない範囲で、かたすぎない言葉にする
▲ ここまで

06出てきた文の、確認する4か所

そのまま送る前に、ここだけ見てください。

• 相手の名前と会社名が、正しいか（他社の名前が残っていないか）
• 日付と期限が、実際と合っているか
• こちらが約束していないことを、約束していないか
• 謝るメールで、原因を相手のせいにしていないか

この4つだけ見れば、事故はほぼ防げます。

07会社の情報を入れるときの線引き

メールの下書きは、実名や金額が入りやすい作業です。

• 相手の実名・社名は「取引先」「担当者」に置き換えてから渡す
• 金額は「おおよその桁」にする
• 出てきた文章に、あとから自分で実名を入れる

これだけで、渡してはいけない情報が出ていきません。

08よくある質問

09今日やること（1つだけ）

次に書くメールで、頼むときに「相手との関係」を1行だけ足してみてください。
返ってくる文章の温度が、はっきり変わります。

※この記事は、講師として研修で受けた質問と、その場でお答えしている内容をまとめたものです。特定の企業の資料や個別の案件の情報は含みません。社内での取り扱いは、勤務先の規程と情報システム部門の指示が最優先です。

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