ChatGPTの返事が長すぎる｜短くする3つの言葉
長さを決める言葉を足すだけで解決します。短くしてはいけない場面も書きました。
この記事でわかること
- 3行で
- 箇条書きで5つ
- 結論だけ
この記事の要点
| 見出し | ひとことで言うと |
|---|---|
| 先に結論：短くする言葉は3つ | 長さを決めるのは、この3つのどれかです。 |
| なぜ、放っておくと長くなるのか | 理由を知っておくと、扱いやすくなります。 |
| 短くする言葉、もう少し細かく | さきほどの3つを、場面別に書きます。 |
| 前置きを消す | もうひとつ、地味に効くものがあります。 |
| ここからが大事：短くしてはいけない場面 | ここまでと逆のことを書きます。 |
| 長い返事を、読まずに済ませる方法 | 短くするのとは別に、こういう手もあります。 |
| 長さは、読む相手で決まります | 最後に、ひとつだけ。 |
| それでも、ちょうどよくならない場合 | ここまでやっても、長すぎたり短すぎたりする方がいます。 |
| 会社の情報を使うときだけ | 長い資料を読ませるときも、社外に出せない情報はそのまま貼らないでください。 |
| 今日やること（1つだけ） | 次にAIに何か聞くとき、最後に「3行で」と付けてください。 |
研修で、笑いながら言われることがあります。
でも、本人はけっこう困っています。
企業向けのAI研修で講師をしています。
整骨院、介護、電気設備など、ふだんパソコンをあまり使わない現場が中心です。
長い返事は、読む時間を食います。
せっかく楽をするために使っているのに、読むのに5分かかる。
これでは意味がありません。
先に書きます。
短くするのは、とても簡単です。
ただし、**短くしないほうがいい場面**もあります。
そこを間違えると、今度は失敗します。
この記事では、その両方を書きます。
01先に結論：短くする言葉は3つ
長さを決めるのは、この3つのどれかです。
- 「3行で」
- 「箇条書きで5つ」
- 「結論だけ」
このどれかを足せば、それだけで短くなります。
頼むときの最後に付けるだけです。
「この資料の要点を、箇条書きで5つ」
「結論だけ先に言って」
これで9割は解決します。
02なぜ、放っておくと長くなるのか
理由を知っておくと、扱いやすくなります。
AIは、丁寧に答えようとします。
前置きを書き、理由を添え、注意点を足し、最後にまとめる。
これが「良い回答」だと学習しているからです。
人間でも、自信がないときほど説明が長くなります。
それと似ています。
だから、**短くしていいと伝える必要があります。**
言わなければ、親切に長く書き続けます。
03短くする言葉、もう少し細かく
さきほどの3つを、場面別に書きます。
**内容を知りたいだけのとき**
いちばん使います。
長いメールや資料の中身を、ざっと知りたいときです。
**判断したいとき**
やるかやらないか、を決めたい場面です。
結論が最初に来るので、読む時間が半分になります。
**作業に使うとき**
手順や項目がほしいときです。
説明を禁止するのがコツです。
**それでも長いとき**
返ってきたものに、これだけ送ります。
会話が続いているので、前提を書き直す必要はありません。
研修では、この「もっと短く」を2回まで送っていいと伝えています。
3回送っても長いなら、聞き方のほうに原因があります。
04前置きを消す
もうひとつ、地味に効くものがあります。
AIは、本題の前に1〜2行の前置きを書きます。
「ご質問ありがとうございます。〜」
これを消すには、こう足します。
毎回打つのが面倒なら、メモ帳に保存して貼ってください。
この1行があるだけで、画面がすっきりします。
スマホだと、特に効きます。
05ここからが大事：短くしてはいけない場面
ここまでと逆のことを書きます。
短くすると損をする場面があります。
**1つめは、判断の理由がほしいとき**
これに「はい、問題ありません」とだけ返ってきたら、使えません。
なぜそう言えるのかが要ります。
こういうときは、むしろ「理由も書いて」と足してください。
**2つめは、自分が知らない分野のとき**
知らないことを短くまとめられると、間違いに気づけません。
途中の説明があるから、「それは違うのでは」と思えます。
短くすると、確かめようがなくなります。
**3つめは、人に渡す文章を作るとき**
短い文章は、冷たく読めます。
社内のメモなら問題ありません。
お客様に出すものなら、短くしすぎないほうがいいです。
研修で、短くするクセがつきすぎて、
お客様への返信まで3行になってしまった方がいました。
相手から「怒っていますか」と聞かれたそうです。
06長い返事を、読まずに済ませる方法
短くするのとは別に、こういう手もあります。
長いまま返ってきたものを、全部読まない。
読むのは2か所だけで足ります。
- 最初の3行
- 箇条書きになっている部分
AIは、だいたい最初に結論を書きます。
途中は理由、最後はまとめです。
まとめは、最初の繰り返しであることが多いです。
だから読まなくていい。
これを知っておくと、長い返事が来ても困らなくなります。
07よくある質問
「3行で」と言っても、1行が長いです
文字数を指定すると効きます。
短くすると、大事なところが消えます
「3行で。数字は必ず残して」のように書きます。
毎回「短く」と打つのが面倒です
よく使う指示は、覚えずに貼るのが速いです。
箇条書きにすると、内容が薄くなります
10個の箇条書きより、3個のほうが中身が濃くなります。
08長さは、読む相手で決まります
最後に、ひとつだけ。
適切な長さは、内容では決まりません。
**誰が読むかで決まります。**
- 自分が確認するだけ → 短く
- 上司に報告する → 結論＋理由
- お客様に出す → 短くしすぎない
だから、頼むときに相手を伝えると、長さも自然に合ってきます。
「お客様に出すメールなので、失礼にならない長さで」
長さを数字で指定するより、こちらのほうがうまくいく場面も多いです。
09それでも、ちょうどよくならない場合
ここまでやっても、長すぎたり短すぎたりする方がいます。
多くの場合、**自分にとっての「ちょうどいい」が決まっていません。**
これは、やってみないと分かりません。
おすすめは、同じ内容を3つの長さで出させることです。
並べて見ると、自分がどれを使いたいか分かります。
一度分かれば、次からは指定できます。
それでも迷うときは、人に見せてください。
自分の文章の長さは、他人のほうがよく見えます。
10会社の情報を使うときだけ
長い資料を読ませるときも、社外に出せない情報はそのまま貼らないでください。
数字や固有名詞は「A社」「約○件」に置き換えます。
迷うときは、勤務先の規程と情報システム部門の指示が最優先です。
11今日やること（1つだけ）
次にAIに何か聞くとき、最後に「3行で」と付けてください。
それだけで、今日は終わりです。
長さが変わるのを、一度見てみてください。
